Jak zwiększyć produktywność w biurze – 7 sposobów
Jak zwiększyć produktywność w biurze? – czy Ty też od zawsze zastanawiasz się nad tym dwojąc się i trojąc? Zapewne sam masz czasami poczucie przytłoczenia, począwszy od obciążenia pracą, a skończywszy na ilości przetwarzanych informacji. A teraz jeśli jeszcze dodasz do tego liczbę i różnorodność osób, z którymi pracujesz oraz potrzebę wiecznego bycia „w pogotowiu” przez większość czasu, otrzymujesz… szybkowar.
To jeszcze nic. Jak się okazuje,
pracownicy spędzają średnio prawie 6 godzin dziennie przy biurkach. Stres w miejscu pracy kosztuje firmy miliony rocznie z powodu absencji, rotacji, obniżonej produktywności oraz kosztów medycznych, prawnych i ubezpieczeniowych.
No dobrze, ale co zrobić z tą wiedzą i jak zwiększyć produktywność w biurze i poprawić swoje środowisko pracy? Może Cię to zdziwi, ale pozytywny stan umysłu pomaga pracownikom lepiej wykonywać swoją pracę. I co najciekawsze, wcale nie musisz rozbijać banku aby tę produktywność zwiększyć. Małe zmiany mogą spowodować duże różnice zarówno w produktywności jak i w pozytywnym nastawieniu.
Chcesz dowodów? Oto przedstawiam Ci 7 sposobów na zwiększenie produktywności w biurze i to bez wielkich kosztów:
1. Niech stanie się światło
Naturalne światło znacznie zwiększa energię, kreatywność i produktywność. Wystarczył mały eksperyment przeprowadzony przez Cornell University.
Kiedy biura korzystały ze światła dziennego zamiast sztucznego, wystąpił 84% spadek odczuwania zmęczenia oczu, bólów głowy i niewyraźnego widzenia u pracowników.
Jako pracodawca, ucieszysz się z informacji, że pracownicy przebywający w naturalnym oświetleniu pozostają przy pracy o 15% dłużej niż ich pozbawieni słońca koledzy. Jeśli ci sami ludzie nie korzystają w pracy z dobrodziejstw światła naturalnego, tracą średnio aż 46 minut snu w nocy. Nie muszę Ci tłumaczyć, jak ważny jest dobry sen i jakie są konsekwencje jego braku (“niech tylko ten dzień się już skończy…).
Niepotrzebnym gadżetom powiedz: nie!
Jeśli nadal masz wątpliwości, przypomnij sobie jak radośnie reagujesz na każdy promień wiosennego słońca. Jaką radość sprawia Ci słoneczny dzień – dlaczego nie przenieść tego do biura?
Jeśli wpuścisz do biura naturalne promienie, poprawisz nastrój, a to sprawi, że biuro wyda się jaśniejsze i bardziej zachęcające (do pracy, oczywiście).
Zrób zatem pierwszy krok: usuń wszelkie zasłony okienne. Jeśli masz w planach większy remont, pomyśl o dodaniu okien lub świetlików do biurowej przestrzeni.
Jeśli Twoje biurko nie ma bezpośredniego widoku z okna, może uda Ci się wybrać na spacer w ciągu dnia? (ja już od dawna nie dziwię się np. Anglikom i ich przerwie na lunch z obowiązkiem opuszczenia miejsca pracy).
Ożywczy blask promieni (prawie) słonecznych
Możesz też spróbować innego rozwiązania – lampy imitującej naturalne światło. Okazuje się, że lampy te zmniejszają depresję sezonową, zmęczenie i poprawiają nastrój gdy jest zimno, szaro i ponuro. To wydatek rzędu zaledwie 200 złotych, a korzyści nie do przecenienia: na pewno wpłynie na aktywność, motywację i gotowość do wykonywania zadań. Jeśli obawiasz się w zamian dużego, nieporęcznego i przy tym brzydkiego grata, zaskoczę Cię, bo znajdziesz takie lampy o ciekawym, oryginalnym kształcie, dopasowanym nawet do współczesnego wzornictwa urządzeń biurowych.
2. Lepiej zapobiegać niż…
Zespoły cieśni nadgarstka, bóle pleców i szyi – brzmi jak monolog starszego pana stojącego w kolejce do lekarza rodzinnego. A tymczasem to najpopularniejsze przypadłości osób spędzających większość czasu przy biurku. Na ratunek może przyjść ergonomiczny projekt miejsca pracy. Dobre praktyki do zastosowania od zaraz:
- Wyśrodkuj swoje ciało przed monitorem i klawiaturą. Usiądź prosto, trzymając uda poziomo i mniej więcej na tym samym poziomie co biodra. Przedramiona trzymaj poziomo lub lekko uniesione.
- Dostosuj wysokość krzesła biurowego tak, aby stopy wygodnie spoczywały na podłodze, a kolana znajdowały się mniej więcej na poziomie bioder. Jeśli Twoje krzesło nie zapewnia podparcia lędźwiowego, umieść poduszkę między łukiem w dolnej części pleców a oparciem krzesła.
- Jeśli często rozmawiasz przez telefon i jednocześnie piszesz, używaj zestawu słuchawkowego zamiast trzymać telefon między głową a szyją. Eksperymentuj aż znajdziesz zestaw słuchawkowy, który najbardziej Ci odpowiada.
- Używaj podpórki pod nadgarstki, aby zminimalizować na nie nacisk i zapobiec niewygodnemu ich ułożeniu. Podczas pisania na klawiaturze trzymaj dłonie i nadgarstki nad podpórką. Podczas przerw w pisaniu daj odpocząć nadgarstkom opierając na podkładce dłonie.
- Umieść monitor bezpośrednio przed sobą, na wyciągnięcie ręki – zwykle od 50 do 70 cm. Górna część ekranu powinna znajdować się nieco poniżej poziomu oczu.
3. Użyj koloru, by nadać przestrzeni ton
Kolor biura może mieć ogromny wpływ na ogólny nastrój, produktywność i motywację pracowników. Jednak od lat obserwuję tendencję wielu firm do używania wyłącznie kolorów marki. Chcą dobrze, bo zależy im, aby ich marka była czytelna dla klientów. Odbiór rzeczywiście jest bardzo ważny, jednak użyte kolory powinny zachęcać i wywierać zamierzony wpływ. O ile kolory firmy powinny witać wchodzących do siedziby firmy, to strefy pracy wartałoby dopasować do efektu pracy jaki chcesz uzyskać.
Kolor ma znaczenie, nie tylko wtedy gdy dobierasz krawat do koszuli czy marynarki. Wierz lub nie, ale kolor może pobudzać, nastrajać melancholijnie, a nawet powodować rozdrażnienie. Zatem mądrze wybierz kolory do swojego biura. Oto kilka podpowiedzi:
Przyjazne dla oka
Jeśli masz biuro na planie otwartym, dobrze jeśli podstawowym kolorem będzie zielony, który jest przyjemny dla oczu i pomaga pracownikom zachować spokój. Innymi sposobami wprowadzenia zieleni do biura są rośliny zielone, co pomaga zwiększyć interakcję personelu.
Współpraca
W miejscu, gdzie stawiasz na współpracę, kolory takie jak żółty, pomarańczowy i czerwony będą idealne. Te kolory reprezentują podekscytowanie, szczęście i energię. Używanie ich pobudza aktywność umysłową i skutkuje lepszą kreatywnością i produktywnością.
Skupienie
Jeśli w Twoim biurze znajdują się tzw. ciche strefy lub sale konferencyjne, odcienie niebieskiego świetnie się tam sprawdzą. Niebieski zwykle kojarzy się ze spokojem, a jednocześnie pobudza myślenie i rozwiązywanie problemów. Jeśli zastanawiasz się jak zwiększyć produktywność w biurze, już możesz obliczać ile niebieskiej farby potrzeba do wymalowania ścian.
Jeśli malowanie czy remont nie wchodzą w tej chwili w grę, możesz skupić się na mniejszych zmianach np. pomalowaniu tylko jednej, głównej ściany (to 2 godziny roboty), czy chociaż uzupełnieniu kolorowych dodatków. W tym celu skorzystaj z kolorowej ściągi:
A w jeszcze większym skrócie:
- nasycone, jasne kolory pobudzają
- bardziej miękkie, stonowane kolory odprężają i koją
Jeśli nie możesz obecnie pozwolić sobie na zmianę koloru swojego biura, wybierz akcenty we właściwym kolorze (lub kolorach). Mogą to być akcesoria biurowe lub gadżety w kolorach, które tworzą pożądane środowisko pracy.
4. Wprowadź do biura odrobinę natury
Chyba nie zaskoczę Cię informacją, że rośliny wspomagają koncentrację, zwiększają produktywność i poprawiają samopoczucie pracowników. Badania naukowców z Uniwersytetu w Exeter pokazały, że ten wzrost to niebagatela 47%!
Rośliny są tak skuteczne w usuwaniu zanieczyszczeń z otoczenia, że nawet NASA planuje włączyć je jako stały element wyposażenia do przyszłych stacji kosmicznych! Kto jak kto, ale NASA wie co robi, więc Twoja inwestycja w rośliny doniczkowe do biura obroni teraz każdy kontrargument.
Niektóre odmiany roślin pomagają nawet w oczyszczaniu powietrza (np. skrzydłokwiat, bluszcz pospolity czy paprotka). Poza tym po prostu upiększają przestrzeń.
Pozwól pracownikom umieścić małą roślinę na biurku i przynieś większe, aby umieścić je w rogach pomieszczeń i miejscach do siedzenia. Nawet mała roślina może pomóc pracownikom lepiej się skupić i poczuć się bardziej jak w domu i wydajniej pracować. A przecież rozmawiamy o tym jak zwiększyć produktywność w biurze!
5. Podgrzej atmosferę
Zanim obniżysz termostat, aby zaoszczędzić na rachunkach za ogrzewanie, przypomnij sobie ważną zasadę: wyższa temperatura to wyższa produktywność. Tutaj Amerykanie znowu nie próżnowali – jedna z najbardziej prestiżowych uczelni amerykańskich, Cornell University, postanowiła przeprowadzić stosowne badanie. Jak się okazało,
gdy temperatura w biurze wzrosła z 19 do 25 stopni Celsjusza, błędy popełniane przez pracowników podczas pisania spadły o 44%, a wydajność pisania wzrosła o 150%.
Oczywiście możesz jako pracodawca zarządzić aby Twój personel ubierał się cieplej, a w pomieszczeniu socjalnym wydzielić półkę na ciepłe swetry, ale tym na pewno nie zyskasz przychylności pracowników…ani nie wpłyniesz na produktywność. Jednym słowem, jeśli zastanawiasz się jak zwiększyć produktywność w biurze, podkręć termostat.
6. Znajdź spokojną strefę
Coraz więcej biur to otwarte przestrzenie robocze. Taki modny sposób aranżacji, który przyleciał do nas z USA. Amerykańskie nie amerykańskie, ale coś jest na rzeczy, ponieważ otwarte przestrzenie biurowe zachęcają do interakcji między członkami zespołu. Niestety mogą też czasami przeszkadzać. Zrób wszystko, aby wydzielić strefę, w której można się czasem skupić, a nawet odetchnąć. Może to być strefa typowo wypoczynkowa, pusta sala konferencyjna lub inna przestrzeń, która nie rozprasza.
Bez względu na to, jak bardzo ludzie lubią swoich współpracowników, są chwile, kiedy muszą się po prostu odciąć np. odebrać w spokoju telefon lub poświęcić projektowi całą swoją uwagę.
Upewnij się, że możesz zaoferować przestrzeń, w której pracownicy mogą uciec od zgiełku biura. Może się zdarzyć, że sam niejednokrotnie skorzystasz z tej opcji, a wtedy na pewno zyskasz dodatkowe plusy u pracowników. I będziesz mieć okazję lepiej ich poznać.
7. Użyj… zapachu, aby zwiększyć wydajność
Czy wiesz, że zapach jest naszym najsilniejszym zmysłem? A tymczasem traktujemy go jako coś oczywistego. A co to ma wspólnego z biurem? Okazuje się, że może mieć całkiem sporo. Według badań Takasago Corporation, maszynistki popełniały mniej błędów, gdy były wystawione na działanie różnych zapachów. I tak, zapach cytryny powodował o 54% mniej błędów, jaśminu o 33%, a lawendy o 20%.
Jeśli nie wierzysz, poproś którąś z pań o stworzenie szybkiego odświeżacz powietrza własnej roboty. Wystarczy zmieszać kilka kropli olejku eterycznego z wodą, a mieszankę przelać do butelki z rozpylaczem. Myślę, że pracownicy z chęcią co jakiś czas rozpylą wokół swojego miejsca pracy przyjemną woń. Jeśli masz jakieś opory i zastanawiasz się czy to w ogóle działa, spróbuj. Przecież nie zaszkodzi, a może pomoże i już wkrótce reprezentacja Twojego biura będzie startować w ogólnopolskich zawodach w szybkości pisania na komputerze.
Dokonuj małych, konsekwentnych ulepszeń
Jak widać z powyższych sugestii, nie każda zmiana musi kosztować fortunę i od razu rujnować budżet firmy. Wiele drobnych ulepszeń nie będzie kosztować ani złotówki. Otwiera to fundusze na większe projekty, takie jak wymiana podłóg, malowanie czy zakup nowych mebli.
Porozmawiaj ze swoimi pracownikami o tym, co chcieliby zmienić w swoim miejscu pracy, aby pracowało się im przyjemniej i dodaj elementy, które są najbardziej przydatne.